Identificación

A. NORMATIVA APLICABLE • Constitución Política de la República de Costa Rica. • Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil. • Ley n.° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y su reglamento. • Ley n.° 10554, Ley Marco de Acceso a la Información Pública. • Normativa registral civil vigente. • Reglamento para el acceso y la consulta web de datos personales de carácter civil del Tribunal Supremo de Elecciones. • Políticas, protocolos y lineamientos institucionales de seguridad, conservación y trazabilidad. B. DEFINICIONES Acceso general: Perfil ordinario asignado a una persona física autenticada para consultar el conjunto mínimo de datos habilitado por el Tribunal Supremo de Elecciones (TSE). Acceso diferenciado: Perfil excepcional, temporal, personal, finalista, limitado y revocable que permite consultar determinados datos adicionales, previa autorización institucional. Bitácora: Registro electrónico protegido que permite identificar y reconstruir operaciones relevantes realizadas en el Sistema. Consulta: Operación individual mediante la cual una persona usuaria busca o visualiza información relativa a una persona determinada o a un hecho o acto civil concreto. Persona titular: Persona física a quien corresponden los datos objeto de consulta o tratamiento. Persona usuaria: Persona física mayor de edad a cuyo nombre se emite una cuenta de acceso. Sistema: Sistema de Consulta de Hechos Civiles (CHC) disponible en el sitio web institucional del TSE. Trazabilidad: Capacidad de identificar quién accedió, cuándo, qué tipo de consulta realizó y cuáles operaciones efectuó. C. TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO 1) Aceptación de los términos y condiciones de uso del servicio. Antes de completar el registro o utilizar el Sistema, la persona usuaria deberá leer y aceptar expresamente estos Términos y Condiciones y declarar que conoce el aviso de privacidad correspondiente. La aceptación acredita el conocimiento y compromiso de cumplir las reglas del servicio. No sustituye la base jurídica requerida para acceder, conservar, comunicar o utilizar datos personales de terceras personas. Le recomendamos leerlos detenidamente antes de continuar. Si no está de acuerdo con alguno de los términos aquí establecidos, deberá abstenerse de utilizar la plataforma y no proceder con la solicitud de un usuario. 2) Naturaleza y finalidad del Sistema El Sistema facilita la comprobación de hechos vitales y actos civiles inscritos, atiende necesidades legítimas de identificación y verificación y apoya competencias o actividades jurídicamente reconocidas. Asimismo, establece reglas de autenticación, medidas de trazabilidad, mecanismos de control y garantías para las personas titulares de los datos. La información visualizada no sustituirá certificaciones, constancias, documentos de identidad u otros instrumentos formales cuando el ordenamiento jurídico exija su presentación. 3) Perfiles de acceso El acceso general permitirá consultar únicamente la información habilitada por el TSE. No mostrará la identidad, filiación ni otros datos individualizados de hijos o hijas, padres, ni el detalle individualizado de terceras personas vinculadas con matrimonios, divorcios, separaciones judiciales o viudez, ni domicilio electoral. El acceso diferenciado será excepcional, temporal, finalista, limitado y revocable. Requerirá habilitación jurídica, finalidad legítima, necesidad concreta, proporcionalidad y medidas adecuadas de seguridad. La pertenencia a una profesión, institución o sector no generará por sí sola el derecho a obtenerlo. 4) Privacidad y Protección de Datos. a. El TSE es el custodio de los datos generados a partir de la creación de un usuario y de las consultas en línea que se realicen desde los distintos perfiles de usuarios. b. La información generada a partir del acceso y uso del Sistema de Consultas CHC está protegida de conformidad con la Ley n.° 8968 y será de uso exclusivo del TSE. 5) Descripción del servicio. Como requisito para acceder a la consulta de información en la página web institucional se requerirá el registro previo mediante la creación de un usuario, con el fin de garantizar la trazabilidad de las consultas realizadas, identificando a las personas usuarias que acceden a la información. Para el acceso a este Sistema, se diseñarán dos perfiles de consulta: un perfil general y un perfil diferenciado. a. Requisitos de la persona usuaria: • Proporcionar información veraz, completa y actualizada. • Contar con una cédula de identidad costarricense vigente o un documento de identidad vigente en caso de personas extranjeras. • Contar con un dispositivo con acceso a internet. • Contar con una dirección de correo electrónico. b. Solicitud de usuario para acceso general en el Sistema de Consulta CHC (persona costarricense): ingresar al sitio web del TSE y completar los siguientes datos: marcar en “Nacionalidad” la opción “Costarricense” y en “Identificación”, completar la información con los 9 dígitos de la cédula de identidad. Al ingresar el número de cédula de identidad, el sistema desplegará nombre completo, apellidos, número de cédula y dirección de correo electrónico registrada en el TSE, este último dato aparecerá parcialmente oculto, de manera tal que solo su titular podrá reconocer la información. Si la información es correcta, la persona interesada deberá aceptar los “términos y condiciones de uso”. De seguido, la persona interesada tendrá que verificar su documento de identidad físico, para esto, digitará el código de seguridad de su cédula de identidad más reciente (número de consecutivo que aparece en el reverso). Si la información fue completada correctamente, el acceso queda registrado, apareciendo en pantalla la confirmación de que el registro fue completado y que se envió un correo electrónico con las instrucciones para que la persona interesada pueda establecer su clave de acceso al sistema. En caso de que no haya ninguna dirección de correo electrónico registrada ante el TSE o que la persona usuaria desee utilizar otra cuenta de correo electrónico, no se podrá continuar con el proceso de registro hasta tanto la persona interesada no se presente al TSE (ya sea en Sede Central u Oficina Regional) para registrar el correo electrónico respectivo. El registro de correo electrónico se podrá realizar con una nueva solicitud de cédula de identidad o mediante la solicitud expresa de registro/cambio de correo electrónico que se realice de manera presencial en los formularios establecidos al efecto. Una vez que la persona costarricense interesada haya solicitado por medio del sistema, la creación de usuario, el sistema verificará que la información se encuentre completa, que la persona sea mayor de edad y haya seleccionado la opción de “Estoy de acuerdo” con los “términos y condiciones de uso”. En caso de determinarse el cumplimiento de los requisitos, el sistema creará el usuario y automáticamente le notificará a la persona interesada al correo electrónico dispuesto para esos efectos. A partir de ese momento, la persona interesada deberá ingresar con el usuario registrado y personalizar su contraseña para posteriormente realizar las consultas que requiera. Si se trata de una persona costarricense que tuvo que registrar o modificar su dirección de correo electrónico, la información será actualizada en el sistema en el momento en que se presente ante el TSE (ya sea en Sede Central u Oficina Regional) a realizar el cambio respectivo y, a partir de la confirmación del registro del nuevo dato. podrá ingresar nuevamente a la página del TSE y gestionar la creación de su usuario. c. Solicitud de usuario para acceso general en el Sistema de Consulta CHC (persona extranjera): la persona interesada deberá ingresar al sitio web del TSE y completar los siguientes datos: marcar en “Nacionalidad” la opción “Extranjero” y en “Identificación” completar la información con el número de su DIMEX vigente o, únicamente si no cuenta con DIMEX, con el número de su pasaporte vigente. No se admitirán otros documentos de identificación. De seguido, deberá llenar el formulario que se incluye en esa misma página señalando los siguientes datos de usuario de carácter obligatorio: identificación, nombre, primer apellido, segundo apellido (tratándose de una persona que no posea segundo apellido, podrá marcar la opción de “No aplica”), número de teléfono y dirección de correo electrónico. La persona solicitante deberá subir una imagen del frente de su DIMEX vigente y válidamente emitido por la Dirección General de Migración y Extranjería de Costa Rica, o en su defecto, del documento de identidad -vigente- que ostenten y los identifique plenamente, así como leer y aceptar las condiciones establecidas en el apartado de “términos y condiciones de uso” que se desplegará. Una vez completada toda la información se remitirá automáticamente el formulario al equipo interno -designado por la Dirección General del Registro Civil (DGRC)- para aprobar o denegar la solicitud. En caso de cumplirse todos los requisitos, se creará el usuario respectivo y la persona extranjera interesada recibirá un correo electrónico por medio del cual podrá ingresar para definir su contraseña y hacer uso del sistema. Si la gestión no cumple con los requisitos exigidos, la solicitud será denegada sin más trámite y se comunicará lo pertinente al correo electrónico proporcionado. d. Si la persona gestionante -sea costarricense o extranjera- hubiera seleccionado la opción de “No estoy de acuerdo” con “los términos y condiciones de uso”, el Sistema desplegará un mensaje automático indicando que el registro no puede ser completado en virtud de no estar de acuerdo con las reglas del servicio. e. Solicitud de usuario para acceso diferenciado en el Sistema de Consulta CHC, para aquellas personas físicas, abogadas, notarias públicas, funcionarias, trabajadoras y/o representantes de organizaciones privadas, gremiales o profesionales que, por razones de interés público o por necesidad concreta, idónea y proporcional, requieran acceder a información más amplia, podrán remitir la solicitud formal suscrita por la persona física o el representante legal si se trataré de persona jurídica dirigida a la DGRC fundamentando la necesidad de un perfil de acceso diferenciado a la página de Consultas Civiles. La solicitud deberá cumplir con las formalidades exigidas, sea para un documento presentado de manera física o digital y deberá acompañarse del formulario establecido para esos efectos por la Dirección General del Registro Civil y ajustarse a lo establecido en el protocolo respectivo. En caso de requerir el usuario para el ejercicio de su profesión, deberá remitirse una copia del carné vigente correspondiente. Además, tratándose de una persona extranjera, junto a la solicitud, el formulario y la copia del carné profesional vigente (si corresponde), también deberá adjuntarse una imagen de su Documento de Identidad (en el que se pueda verificar -al menos- el nombre completo, fecha de nacimiento, así como la fecha de vencimiento del documento). En caso de que el acceso a la información sea requerido por varios trabajadores de una misma institución o empresa, se podrá realizar una única solicitud por entidad y se llenará un único formulario por institución; sin embargo, será requisito indispensable adjuntar, por cada persona incluida, los formularios de “términos y condiciones de uso” debidamente firmados, ya que la omisión de estos documentos impedirá tramitar la solicitud respecto de esa persona. La solicitud institucional deberá identificar a cada persona física que utilizará el sistema. No se habilitarán cuentas o usuarios genéricos, compartidas, departamentales ni atribuibles únicamente a una persona jurídica. Habiéndose autorizado la creación del perfil de acceso diferenciado a la consulta de hechos vitales y actos civiles, la DGRC utilizará la información del formulario para la creación de los usuarios requeridos. La DGRC comunicará de manera individual y confidencial, a cada una de las direcciones de correo electrónico consignadas en el formulario, las credenciales para que las personas puedan acceder al sistema, actualizar la contraseña para su acceso al perfil diferenciado y a partir de ese momento realizar las consultas que requieran. 6) Deberes de la persona usuaria y seguridad de la Información. Son deberes de la persona usuaria, además de los establecidos en la normativa aplicable al manejo de datos, los siguientes: a. El usuario es responsable de mantener la seguridad de su cuenta para ingresar al Sistema de Consultas CHC. b. No debe compartir sus credenciales de inicio de sesión ni permitir que otras personas accedan a su cuenta. c. No copiar, divulgar, publicar, transmitir, combinar o conservar datos más allá de lo necesario y permitido. d. No utilizar herramientas automatizadas, algoritmos, técnicas de extracción de pantalla o cualesquiera otros mecanismos equivalentes destinados a extraer, transferir o descargar información de la base de datos del Registro Civil. e. Adoptar las medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas necesarias para resguardar los resultados de las consultas, e implementar la destrucción segura y definitiva de cualquier copia o soporte en cuanto cese la finalidad que justificó su tratamiento. f. La persona usuaria releva de responsabilidad al TSE en caso de acceso y uso indebido del usuario por falta al deber de cuidado o negligencia de la persona titular. g. La persona usuaria se compromete a respetar las leyes aplicables, los derechos de terceras personas y las instrucciones del TSE. h. La persona usuaria se compromete a notificar cualquier incidente de seguridad de forma inmediata. En el caso de las personas usuarias con perfil de acceso diferenciado, también deberán cumplir con las siguientes obligaciones: a. Atender con diligencia los requerimientos de auditoría, conservando la trazabilidad y la documentación de soporte que justifique la legitimidad de cada consulta efectuada, especialmente tratándose de consultas realizadas por funcionarios públicos. b. Realizar consultas en el Sistema atendiendo únicamente a la finalidad con la que fue autorizado su perfil. c. Verificar que la persona consultada y el dato correspondan al asunto legítimo que motiva la consulta. d. Notificar de manera inmediata cualquier cambio de la condición laboral, cargo, funciones del usuario autorizado, vínculo profesional o institucional, así como cualquier incidente de seguridad, que ponga en riesgo la base de datos personales del Registro Civil. En lo que respecta a las obligaciones y responsabilidad de las entidades que hayan gestionado cuentas de acceso para su personal, además de lo aquí consignado, tendrán que cumplir con las disposiciones reglamentarias específicas. 7) Responsabilidad. a. El usuario tiene la obligación de dar un uso adecuado al Sistema de Consultas CHC y utilizar los recursos de manera responsable, respetando los derechos y la privacidad de otros usuarios, así como lo establecido en estos términos y la normativa aplicable. b. El usuario es responsable de mantener la seguridad de su cuenta y del uso que dará a la información consultada. El otorgamiento de acceso no exime a la persona usuaria ni a la entidad vinculada del cumplimiento del ordenamiento jurídico. El uso indebido podrá generar responsabilidad administrativa, civil, penal, disciplinaria o profesional, cuando así corresponda conforme a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. El Registro Civil podrá conservar evidencia y remitir los hechos a las autoridades competentes. 8) Revocación del Servicio. La Dirección General del Registro Civil podrá ordenar la revocación de una cuenta de usuario cuando se presente alguna circunstancia que implique un riesgo de seguridad de la información o ante la comprobación de un uso inadecuado del sistema de consulta, desaparición de la necesidad acreditada, uso para una finalidad distinta de la autorizada, cesión o uso compartido de la cuenta, acceso no autorizado, extracción sistemática, obtención, divulgación o comercialización o reutilización no autorizada de datos, falsedad u omisión sustancial en la solicitud, incumplimiento reiterado de límites o medidas de seguridad, obstrucción de auditorías, desaparición de la base jurídica o incumplimiento de medidas correctivas. La decisión definitiva será motivada, comunicada y adoptada con respeto del derecho de defensa y los recursos procedentes. 9) Trazabilidad y monitoreo. El TSE mantendrá bitácoras para identificar y reconstruir las actividades realizadas. Podrán registrar el identificador de cuenta y, cuando sea técnicamente procedente, de la entidad vinculada, fecha y hora, tipo de consulta, datos visualizados, eventos de autenticación, cambios de perfil, bloqueos y alertas. Las bitácoras podrán utilizarse para seguridad, auditoría, defensa de derechos, atención de solicitudes, investigación de usos indebidos, gestión de incidentes y determinación de responsabilidades. 10) Tratamiento de datos de la persona usuaria Los datos recabados podrán tratarse para validar identidad y mayoría de edad, crear y administrar la cuenta, autenticar, mantener la seguridad y continuidad, registrar consultas, atender solicitudes e incidentes, prevenir usos indebidos y cumplir obligaciones legales. 11). Derechos de las personas titulares Las personas titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por el ordenamiento jurídico, incluida la solicitud de información disponible sobre consultas e investigación de posibles usos indebidos, mediante los canales oficiales y con acreditación de identidad. La solicitud deberá presentarse ante la Dirección General del Registro Civil o remitirse firmada digitalmente al correo electrónico infosistemachc@tse.go.cr, según el procedimiento establecido en el Reglamento y en el protocolo aplicable. 12) Suspensión preventiva El Tribunal podrá suspender preventivamente una cuenta o usuario ante riesgos para el Sistema, indicios de uso incompatible, excesivo o automatizado, compromiso de credenciales, información falsa o desactualizada, incumplimiento de medidas de seguridad o pérdida de las condiciones del acceso diferenciado. La medida se mantendrá únicamente durante el tiempo necesario para verificar o contener el riesgo. 13) Disponibilidad del servicio El Tribunal procurará mantener el servicio disponible, pero podrá limitarlo o suspenderlo por mantenimiento, actualización, incidentes, riesgos de seguridad, caso fortuito, fuerza mayor, orden de autoridad o necesidad de proteger la información y los derechos de las personas 14) Comunicaciones y modificaciones El Tribunal podrá utilizar el medio registrado (correo electrónico) para comunicar asuntos relativos a la cuenta, seguridad, actualización, suspensión o decisiones sobre perfiles. También podrá modificar estos Términos y Condiciones por cambios normativos, institucionales, tecnológicos o de seguridad y requerir una nueva aceptación cuando la modificación sea sustancial. El uso continuado del Sistema de Consultas CHC implica la aceptación de los cambios. 15) Tarifas. La creación de usuarios para el Sistema CHC no tendrá costo alguno para usuarios ni instituciones. 16) Información de contacto. Para consultas sobre los términos y condiciones del servicio: a. Atención presencial en la Dirección General del Registro Civil, Sede Central del Tribunal Supremo de Elecciones. Costado oeste del Parque Nacional. Calle 15, Avenidas 1 y 3, San José, Costa Rica. b. Correo electrónico: infosistemachc@tse.go.cr 17) Vigencia. Estos Términos y Condiciones rigen a partir de la fecha indicada en el encabezado y permanecerán vigentes mientras el Sistema se encuentre habilitado, sin perjuicio de sus modificaciones posteriores. D. TEXTO DE ACEPTACIÓN ELECTRÓNICA “Declaro que he leído y acepto los Términos y Condiciones para el Uso del Sistema de Consulta de Datos Civiles en el sitio web institucional del Tribunal Supremo de Elecciones. Me comprometo a utilizar el Sistema únicamente para fines lícitos y legítimos, a proteger mis credenciales, a no efectuar consultas masivas o automatizadas y a no divulgar, comercializar ni reutilizar indebidamente la información consultada. Comprendo que mis accesos y consultas quedarán registrados para fines de seguridad, trazabilidad, auditoría, atención de derechos e investigación de posibles usos indebidos.” ☑ He leído y acepto los Términos y Condiciones. ☑ Declaro que he leído el Aviso de Privacidad. Advertencia visible: El acceso es personal e intransferible. Toda consulta queda registrada. La extracción automatizada, la consulta masiva, la divulgación y la comercialización de información están prohibidas.